Artikkelit

Kolkuttavatko toimitilamuutokset yrityksenne ovella? Mistä lähteä liikkeelle, kun yritysmuutto on ajankohtainen? Hyvä suunnittelu on kaiken A ja O. Onneksi muuton suunnitteluun on tänä päivänä saatavilla myös apua. Hyvällä suunnittelulla varmistetaan töiden jatkuminen mahdollisimman keskeytymättömästi. Työt jatkuvat vaikka tilat muuttuvat.

Muuttoon valmistautuminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Tarjouspyynnöt kannattaa lähettää muutamaan muuttopalveluyritykseen ja pyytää näiltä arviokäynnit. Muuttoliikkeet tekevät arviokäyntejä mielellään, koska silloin he itse konkreettisesti pääsevät arvioimaan tavaramäärän ja muuton olosuhteet, välttäen joskus vahingossa syntyvät virheelliset mielikuvat. Toisaalta muuttopalveluyritys näkee paikan päällä parhaiten myös eri työntoteutusvaihtoehdot. Nekin, joita asiakas itse ei näe.

Arviokäynnin yhteydessä on helppo sopia ja pohtia myös työnjaollisia asioita. Usein esimerkiksi muuttoliike tai sen alihankkija toimittaa etukäteen yritysmuuttolaatikoita, jotta yrityksen henkilökunta voi pakata jo henkilökohtaiset työtarvikkeensa ja muuta pientä irtainta valmiiksi. Esimerkiksi manuaalisten arkistojen muutto taasen kannattaa jättää jo alusta lähtien muuttoliikkeelle, jotta arkiston järjestys voidaan säilyttää. Myös kaikissa erilaisissa asennustöissä työnjako kannattaa pohtia tarkkaan. Riittääkö oman henkilöstön ammattitaito? Olisiko tehtävät syytä ulkoistaa muuttopalveluyritykselle? Kaikki henkilöstön muuttotyöaika on heidän omista työtehtävistään pois.

Kun muuttoliikkeiltä on saatu tarjoukset, kannattaa niissä kiinnittää huomiota muutamaan asiaan: Onko tarjouksessa kuvattu tarkasti sovitut työtehtävät ja työnjako? Minkälaiset resurssit muuttoon on varattu? Onko isommissa muuttokokoonpanoissa mukana myös muuttoesihenkilöitä ja mikä on heidän osaamisensa? Onko asennustöitä varten varattu oikeita asentajia vai onko asennustyöt suunniteltu teetettäviksi muuttohenkilöillä? Millä tavalla muuton suoritus on rytmitetty aikataulullisesti? Kuinka paljon muuttosuunnitelmaan on ylipäänsä panostettu?

Tyypillisimpiä virheitä muutoilla ovat esimerkiksi alimiehitys ja puutteellinen työnjohto. Asiakasyrityksessä voidaan esimerkiksi säikähtää muuttoon varatun miehistön määrää ja korkeampaa tuntiveloitusta, vaikka tosiasiassa muutto sujuu näin tehokkaammin ja laskutettavia tunteja tulee vähemmän. Työpäivien venyminen paljon yli 8 tunnin myös kasvattaa tavaroiden vahinkoriskiä huomattavasti. Toisaalta iso työporukka voi olla myös hyvin tehoton ilman asianmukaista työnjohtoa.

Myös työnrytmityksellä voi olla iso merkitys muuton sujumiseen. Kannattaako esimerkiksi kaikki muuttoautot lähettää lähtöosoitteeseen samanaikaisesti, vai olisiko tässä syytä tehdä porrastusta? Ehtivätkö asentajat purkamaan kalusteet kuljetuskuntoon muuttomiehiä varten? Paras toimintamalli riippuu paljon tiloista, kulkuväylistä ja kalusteista itsestään. Hyvällä suunnittelulla muuttoryhmä saadaan toimimaan mahdollisimman tehokkaasti.

Hyvän muuttopalveluyrityksen valitseminen voi tuntua haasteelliselta. Tähän kuitenkin apua tarjoaa Suomen Muuttopalveluyritykset Ry eli tuttavallisemmin SMPY, joka on hyvä paikka aloittaa muuttoliikkeen etsintä. Yhdistyksen tavoitteena on muuttopalvelualan maineen parantaminen. Tässä onnistuakseen yhdistys asettaa jäsenyrityksilleen muun muassa tiukat toimintaehdot, mitä tulee muun muassa kaluston kuntoon ja lain noudattamiseen. Kaikki yhdistyksen jäsenyritykset sitoutuvat myös tarjoamaan asiakkaille yhteiset sopimusehdot tai ylittämään ne omissa sopimusehdoissaan.

Jos et voi valita SMPY: n jäsenyritystä, niin huolehdi ainakin, että muuttopalveluyrityksellä on perusedellytykset kunnossa. Yrityksellä pitää olla aitoa kokemusta vastaavankokoisten yritysten muuttojen järjestämisestä. Jos et ole tästä aivan varma, niin kysy referenssejä. Lisäksi on tärkeä varmistua siitä, että yritys täyttää tilaajavastuulain mukaiset edellytykset ja että tavaraliikennelupa ja vakuutukset ovat kunnossa. Uudet ajat tuovat monenlaista toimijaa liikkeelle. Kun olet tarkkana, niin et pety.

Tuomo Karhu
muuttopäällikkö
Muuttokarhut Oy

(Julkaistu lehdessä Toimitilat.fi 4E/2022)