Artikkelit

Työn tekemisen tavat, välineet ja luonne ovat murroksessa, siksi sopivan toimitilan valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä, mitä yritys tekee. Olennaista on ymmärtää, millaista työympäristöä ollaan rakentamassa ja mikä yrityksen aito tilantarve on. Tässä muistilista toimitilakysymyksien kanssa painivalle.

Sääntö 1: Sijainti, sijainti, sijainti

On päivän selvää, että yrityksen tulee sijaita lähellä asiakkaitaan, työntekijöitään ja yhteistyökumppaneitaan. Toimivat yhteydet autolla ja julkisilla liikennevälineillä takaavat tämän ja erityisesti raidelinjat helpottavat henkilöstön näppärää liikkumista sekä lyhentävät työmatkoja. Jos tehtävät eivät itsessään vaadi matkustamista työpäivän aikana, autopaikkojen tarve vähenee itsestään, kun julkiset yhteydet ovat kunnossa. Sijaintia kannattaakin pohtia juuri saavutettavuuden näkökulmasta, ympäristöä unohtamatta.

Sääntö 2: Terve sisäilma on työhyvinvoinnin ensimmäinen edellytys

Terveellinen sisäilma on haastava yhtälö, joka koostuu esimerkiksi oikeasta lämpötilasta, säädettävästä ilmanvaihdosta ja toimivasta akustiikasta. Toimistojen moderni tekniikka ja automatisointi mahdollistavat hyvän työympäristön syntymisen, johon myös valaistuksella on merkitystä. Luonnonvalon määrään kannattaa kiinnittää huomiota, sillä runsaan valon on todettu parantavan työntekijöiden keskittymiskykyä.

Sääntö 3: Toimiva avotoimisto tarjoaa myös rauhallisia tiloja ja kohtaamispaikkoja

Parhaimmillaan avotoimisto lisää työhyvinvointia ja tehokkuutta, mutta vain jos ihmisten yksilölliset tarpeet ja rauhallisten tilojen saavutettavuus on huomioitu. Esimerkiksi puheluita, keskittymistä ja erilaisia palavereita varten suunnitellut tilat parantavat viihtyvyyttä ja toiminnallisuutta. Kohtaamispaikkoja ei sovi kuitenkaan unohtaa, sillä myös kanssakäyminen työkavereiden kanssa on tärkeää.

Sääntö 4: Päivän aikana kannattaa liikkua ja nukkua pienet nokoset

Ihmistä ei ole tarkoitettu istumaan. Nykyaikainen toimisto tarjoaa toisistaan poikkeavia työtiloja, jotka kannustavat päivän aikana tapahtuvaan luonnolliseen liikkumiseen esimerkiksi avotoimiston, neukkareiden tai keittiötilan välillä. Työpisteiden muunneltavuus sähköpöytineen ja istuinvaihtoehtoineen on keskeinen osa tehokasta ja rentoa työpäivää, mutta myös palautuminen on tärkeää. Siihen paras keino on kahvitauon mittaiset päiväunet, mihin voi rohkaista esimerkiksi mukavilla lepoalueilla.

Sääntö 5: Toimitila kertoo samalla yrityksen arvoista ja kulttuurista

Hyvin suunnitellut toimitilat eivät koskaan ole pelkkiä työtiloja, vaan ainakin osaksi aina julkisia tiloja, joiden sisustusratkaisut viestivät yrityksen arvomaailmasta ja toimintakulttuurista. Ei ainoastaan omalle henkilökunnalle, vaan myös vieraileville asiakkaille, kumppaneille ja uusille potentiaalisille työntekijöille. Parhaimmillaan toimitila on käyntikortti, joka on keskeinen osa yrityksen brändiä, tarinaa ja olemusta.

Ja mikä parasta: Hyvän toimitilan ei tarvitse olla kallista

Aivan kuin ihmiset, myös toimitilat ovat yksilöllisiä. Se, mikä sopii yritykselle X, ei välttämättä sovi yritykselle Y. Hyvä toimistotila on yhdistelmä tutkimustietoa, muunneltavuutta ja käyttäjäorganisaation tarpeita. Kyse ei ole rahasta, vaan osaamisesta, sillä nykyaikainen toimitila voi olla sekä kustannustehokas että laadukas. Esimerkiksi loppuvuodesta 2019 valmistuva Kalasataman Kampus metron varrella tarjoaa monipuoliset, mutta tehokkaat tilat nykyaikaisella tekniikalla varustettuna käyttäjiensä työympäristöksi ja käyntikortiksi.

Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma

(Julkaistu lehdessä Toimitilat.fi 4E/2019)