Artikkelit

Toimistotilojen käyttötarkoitus on muuttunut viime vuosina paljon, kun organisaatioiden hierarkiat ovat madaltuneet tai poistuneet kokonaan, tiimityön ja yhteisten projektien määrä on kasvanut ja jatkuvasta kommunikoinnista on tullut osa arjen työskentelytapaa.

–Työtapojen muutos heijastuu toimitilavaatimuksiin. Toimistoihin halutaan asiantuntijatyöntekijöille paljon avotiloja vapaasti käyttöönotettavine työpisteineen sekä toisaalta viihtyisiä kohtaamistiloja, kuten niin sanottuja lounge-alueita, joissa ajatuksia voi vaihtaa vapaammassa ympäristössä, kertoo HGR Property Partnersin toimitusjohtaja Kari Helin.

Vaikka tilankäyttö on muuttunut avoimemmaksi, asiantuntijaorganisaatiot haluavat kuitenkin erottaa asiakastilansa selkeästi työskentelytiloistaan.

– Yritykset haluavat panostaa asiakkaidensa palvelukokemukseen ja satsaavat siksi huomattavasti neuvottelutiloihinsa tai neuvottelukeskuksiinsa ja niiden teknologiaratkaisuihin sekä viihtyvyyteen ja palveluihin, kuten tarjoiluun, jatkaa Helin.

Työaikojen joustavuus on kasvanut asiantuntijaorganisaatioissa suuresti eli joku tulee töihin aamukuudelta ja toinen lähtee iltayhdeksältä.

– Toimistokiinteistön ilmastoinnin, valaistuksen ja turvajärjestelmien on joustettava työntekijöiden aikataulujen mukaan. Kiinteistöjen suunnittelu on toteuttava ihmisten ehdoilla, Helin päättää.

Yhdessä työskentelyä korostaa myös HGR Property Partnersin sijoitusjohtaja Marianne Luojola.

– Neuvottelutiloja tarvitaan tämän päivän toimistoissa runsaasti, sillä töitä tehdään paljon yhdessä. Avotilatyöskentelyn lisäksi kahvilatyyppinen työskentely on lisääntynyt eli viedään kannettava tietokone kahvilaan ja työskennellään siellä. Toimistotilojen sisäpuolelle halutaankin nyt luoda kahvilaympäristöjä, joissa voidaan järjestää esimerkiksi spontaaneja sisäisiä palavereita.

Perinteiset tauko- ja keittiötilat ovat jäämässä pois nykytoimistoista ja niiden tilalle tulee olohuonemaisempia yhteistiloja.

– Vastapainoksi yhteistiloille tarvitaan myös hiljaisia alueita tai huoneita sekä puhelinkoppeja luottamuksellisiin tai yksityisyyttä vaativiin keskusteluihin, kertoo Luojola.

Suuri muutos tapahtuu maanpäällisten kerrosten lisäksi kellaritiloissa.

– Auto- ja polkupyöräpaikkojen suhteen on tapahtunut suuri murros. Esimerkiksi uudessa Kasarmikatu 21 -kiinteistöhankkeessamme parkkihalliin tulee 60 autopaikkaa ja pyöräpaikkoja kolminkertainen määrä eli 180 paikkaa, havainnollistaa Luojola.

Polkupyörät pääsevät sisäpihojen roskakatosten takaa lämpimiin, valoisiin, turvallisiin ja tilaviin parkkihalleihin. Myös sosiaalitiloissa huomioidaan pyöräilijöiden lisääntyvä määrä.

– Kellari- ja sosiaalitilat ovat osa samaa kiinteistöä kuin maanpäälliset kerrokset eli niissä käytetään samoja materiaaleja ja tuotetaan sama käyttäjäkokemus kuin muuallakin rakennuksessa. Toisin sanoen, pimeät ja sokkeloiset käytävät ahtaine sosiaalitiloineen ovat jäämässä historiaan, kertoo Luojola.

Kasarmikatu 21 on HGR Property Partnersin, Ahlström Capitalin ja YIT:n hanke, jossa rakennetaan uusi kiinteistö Helsingin Kaartinkaupunkiin Kasarmitorin laidalle. Uuteen toimistokiinteistöön valmistuu työpiste noin 750 työntekijälle ja siinä on kaikkiaan 16 000 kerrosneliömetriä toimitilaa.

Uudisrakennuksen ankkurivuokralainen on Roschier Asianajotoimisto, jonka lisäksi kiinteistön vuokralaisiksi tulevat mm. Danske Bank ja finanssitalo Taaleri. Uudisrakennus valmistuu kaupungin entisen rakennusviraston kiinteistön tilalle loppuvuodesta 2017.

Asianajajat odottavat jo uuteen toimistoon siirtymistä

– Kiinnostus uutta toimistokiinteistöä kohtaan henkilöstömme keskuudessa on valtavan suuri. Meiltä osallistui toukokuun alussa vietettyihin harjannostajaisiinkin noin sata henkeä, mikä on kiireisten asianajajien keskuudessa huomattava määrä, kertoo Roschier Asianajotoimiston Chief Operating Officer Mia Eklundh.

Roschierin henkilöstö on saanut vaikuttaa uuden toimistonsa suunnitteluun muun muassa kommentoimalla sisustuksellisia ratkaisuja intranetissä.

– Nykyaikaisuus, toiminnallisuus ja joustavuus nousivat jo hankkeen alussa avainsanoiksi uutta toimistoa suunnitellessamme. Tämän lisäksi keskeisimmät kriteerimme olivat toimiston sijainti ja kiinteistön ympäristöystävällisyys. Olemmekin tyytyväisiä, että kiinteistö rakennetaan LEED Platinum -ympäristösertifikaatin vaatimusten mukaisesti, sillä organisaatiollamme on ollut ISO 14001 –ympäristösertifikaatti jo vuodesta 2011, Eklundh jatkaa.

Roschierin noin 220 työntekijää pääsevät muuttamaan uuteen toimistoon sen valmistuttua vuodenvaihteessa. Roschierin Ruotsin toimisto muutti uusiin tiloihin Tukholmassa tammikuussa.

– Koska toimintamme yksi perusarvoista on asiakaslähtöisyys, haluamme taata asiakkaillemme saman palvelukokemuksen riippumatta siitä vieraileeko hän Helsingin tai Tukholman toimistossamme. Helsingin toimistoomme toteutetaankin pohja- ja sisustusratkaisut pitkälti samoilla periaatteilla kuin Tukholmassa on tehty, kertoo Eklundh.

Roschierin toimitilakonsepti kulkee nimellä Nordic Lucidity, joka ilmentää pohjoismaista valoisuutta ja selkeitä linjoja. Valoisuus toteutuu Kasarmikatu 21:n toimitiloissa suurien ikkunoiden, vaaleiden jura travertino -hiekkakivilaattojen, lasiseinien runsaan käytön sekä maisemahissien ja valopihan myötä.

Teknologiaratkaisut ovat tärkeässä roolissa Pohjoismaiden johtavassa asianajotoimistossa ja ne ovatkin samanlaiset Roschierin Helsingin ja Tukholman toimistoissa. Tämä helpottaa asianajajien arkea, sillä Itämeren eri puolilla sijaitsevat toimistot tekevät tiivistä yhteistyötä ja videoneuvottelut kaupunkien välillä ovat arkipäivää.

Teknologia ja digitalisaatio ovat muuttaneet myös asianajoalaa. Vaikka muutos on tapahtunut vaiheittain ja jopa huomaamatta, se on silti suuri.

– Mielestämme muutos on hyvä ja se on myös asiakkaidemme etu, kun esimerkiksi manuaalista työtä on voitu tehostaa. Myös mobiiliteknologian kehityksen ja digitalisaation suomat mahdollisuudet ovat entisestään lisänneet tavoitettavuutta ja työskentelyn joustavuutta asiakkaan tai asiantuntijan sijainnista riippumatta, sanoo Eklundh.

Merja Enroos

(Julkaistu lehdessä Vapaat Toimitilat 5B/2017)