Artikkelit

Monissa yrityksissä pohditaan tällä hetkellä keinoja, miten ja milloin työn tekemistä työpaikoilla jatketaan kun koronaviruksen aiheuttamia rajoituksia puretaan.

Työpaikalle paluun ajoituksen määrittäminen ja työn tekemisen suunnittelu ovat ratkaisevan tärkeitä työpaikkojen uudelleen avaamisessa, jotta työntekijät voivat palata luottavaisina ja turvallisesti työpaikoilleen. Huolellinen valmistautuminen on näin ollen välttämätöntä viruksen mahdollisen uusiutumisen takia. Lisäksi on varauduttava myös palaamaan takaisin karanteeniin ja työn tekemiseen kotona. Mitä kaikkea on vuokralaisen ja vuokranantajan syytä ottaa huomioon työpaikoille palattaessa?

Ennen paluuta työpaikalle

Suomen hallitus on suositellut etätöiden jatkamista kesän yli. Näillä näkymin kesän jälkeen odottaa paluu työpaikoille ja siihen on työnantajienkin syytä varautua hyvissä ajoin. Tällä hetkellä koulut ovat saaneet ohjeet poikkeusjärjestelyille ja on hyvin mahdollista, että myös työnantajille annetaan suosituksia. Ennen näitä suosituksia työnantajatkin voivat etukäteen laatia suunnitelmia turvallisesta työpaikoille paluusta. Varmaa on, että edelleen suositellaan pitämään turvavälejä ja huolehtimaan hyvästä käsihygieniasta. Kiinteistöalan asiantuntijapalveluita tarjoavan Colliersin näkemyksen mukaan kannattaa esimerkiksi harkita työntekijöiden portaittaista paluuta työpaikalle sekä miettiä voisiko työn tekemistä vuorottaa. On hyvä miettiä ja määritellä keiden on ehdottomasti syytä palata toimistolle ja ketkä voivat jatkaa töiden tekemistä kotoa käsin. Myös etätyön käytäntöjä voi päivittää ja tukea mahdollisuutta jatkaa työskentelyä kotoa. Työpaikoille tulijoille on hyvä määritellä erilaisia toimintatapoja ja perehdyttää henkilöstö niihin. Tärkeää on perehdyttää henkilöstö etenkin hygieniakäytäntöihin, viestiä mitä tarvikkeita on työnantajan puolesta saatavilla (esim. käsihuuhteet tai hengityssuojaimet) sekä muistuttaa miten tunnistaa oireet ja miten tulee toimia.

Toimitilojen osalta on hyvä tarkistaa ja arvioida nykyinen tilasuunnitelma, mukaan lukien yleiset tilat sekä työpisteet. Työpisteiden sijaintia voi joutua uudelleen järjestämään riittävän turvavälin takaamiseksi sekä miettimään toimitiloissa liikkumista. Olisiko esimerkiksi mahdollista määritellä yhdensuuntaisia käytäviä, jottei synny liian läheisiä kontakteja? Tai luopua ylimääräisistä kalusteista, jotta työpisteet voidaan sijoittaa väljemmin sekä laittaa työpisteiden välille sermejä? Myös toimitilojen puhtaanapitoa on syytä tehostaa ja etenkin kosketuspintojen ja työpisteiden siivousta lisätä. Kannattaa lisäksi varmistaa, että vuokranantaja huolehtii yleisten tilojen kuten hissien ja aulojen tehostetusta siivouksesta. Erittäin tärkeää on myös muistaa viestiä kaikki toimenpiteet ja muutokset henkilökunnalle, jotta kaikille tulee tunne turvallisesta työpaikalle paluusta ja heillä on aikaa sopeutua muutoksiin. Toimintaohjeet ja menettelytavat tulee viestiä myös yrityksen vierailijoille ja asiakkaille. Tehtyjä toimenpiteitä on hyvä seurata ja kuunnella henkilöstön palautetta sekä ottaa käyttöön uusia ideoita ja parhaaksi koettuja käytäntöjä. Nämä ovat merkittäviä tekijöitä turvallisemman työpaikan luomiseen. On hyvä olla myös valmius reagoida nopeastikin hallituksen mahdollisesti tekemiin uusiin linjauksiin ja ohjeistuksiin.

Kiinteistön omistajan eli vuokranantajan tulee hyvissä ajoin varautua työpaikoille palaaviin vuokralaisiin: varmista riittävä käsihuuhteiden saanti, tehosta yleisten tilojen siivousta sekä ohjeista ihmisten liikkumista kiinteistössä riittävän turvavälin takaamiseksi. Kiinteistön palvelutarjoajien kanssa voi neuvotella erityisjärjestelyistä eli esimerkiksi lounaiden toimittamisesta toimitiloihin tai porrastetuista lounasajoista. Kiinteistön teknisiä valmiuksia on myös hyvä tarkastella ja jos mahdollista, säätää ilmanvaihtoa sekä parantaa ilmansuodatusta.

Työn tekeminen ja toimitilat tulevaisuudessa

Näitä lyhyen ja pitkän aikavälin menettelytapoja on jatkossa tärkeää seurata ja arvioida, mikä on normaaliksi palautumisen tila ja mikä on pysyvää. On hyvä tarkkailla tilojen käyttöastetta sekä seurata tehostettujen puhdistus- ja kunnossapitotoimenpiteiden kustannuksia. Näin saadaan arvioitua tulevaisuuden tilatarpeet ja -vaatimukset. Tähän voi ottaa avuksi myös toimitila-asiantuntijan, joka kykenee ratkaisemaan nopeasti yrityksen kanssa yhteistyössä kriittiset kiinteistö- tai tilakysymykset.

Tärkeää olisi pohtia ja tunnistaa miten etätyöskentely voi vaikuttaa yrityksen toimintaan tulevaisuudessa. Se mahdollistaa esimerkiksi liikkumisen vähentämisen sekä tehokkaammat työtilat. Colliersin Global Work-from-Home -kysely on kerännyt reaaliaikaisia tietoja 25 maassa yli 4000 vastaajalta, jotka työskentelevät kotona. Tuloksissa kävi ilmi, että 70 % vastaajista haluaa jatkossakin työskennellä kotona vähintään yhden päivän viikossa. Mahdollistamalla etätyöskentely henkilöstölle, voidaan luoda kiertoa työpaikalle ja tehostaa toimitilojen käyttöä. Näin ollen toimitilan kokoa on mahdollista pienentää ja saada säästöjä aikaan. Keskimäärin 62 % vastaajista ilmoitti, että heidän työ- ja perhe-elämänsä tasapaino on parantunut kotona työskentelemisen aikana. Tämä on tärkeä osa terveellistä työympäristöä. Työ- ja yksityiselämän tasapainon ylläpitäminen vähentää stressiä ja estää työuupumista. Krooninen stressi on yksi yleisimmistä terveyskysymyksistä työpaikoilla. Se voi johtaa erilaisiin sairauksiin, kuten korkeaan verenpaineeseen, masennukseen ja sydänongelmiin. Joissakin yrityksissä on käsitys, että kotona työskenteleminen tarkoittaa alentunutta tuottavuutta ja tehokkuutta. Tutkimuksessamme kävi ilmi, että tosiasiallisesti vain 22 % vastaajista ilmoittaa tuottavuutensa heikentyneen. Vaikka tämä vaihtelee toimialasta riippuen, on olemassa nyt mahdollisuus ottaa käyttöön työkulttuuri, jonka avulla ihmiset voivat tehdä tehokkaasti työn kotonaan. Yksi avain turvallisemman ja terveellisemmän työpaikan rakentamisessa on siis etätyön mahdollistaminen ja investoiminen työkaluihin, jotka helpottavat työskentelyä kotoa käsin.

Nähtäväksi jää miten paljon koronaviruksen aiheuttama poikkeustilanne mullistaa työn tekemistä ja aiheuttaa muutoksia toimitilojen osalta. Selvää kuitenkin on, että yrityksillä on edelleen tarve toimitiloille kuten Work-from-Home-kyselymme tulokset osoittavat. Työntekijät kaipaavat henkilökohtaista kanssakäymistä ja työskentelyä kollegoiden kanssa. Halutaanko siis jatkossa tehdä toimitiloista mahdollisimman tehokkaat ja työskennellä osittain etänä vai halutaanko panostaa tilojen viihtyvyyteen sekä houkuttelevuuteen ja näin ollen kannustaa tulemaan työpaikalle. Näitä linjauksia on syytä pohtia tulevaisuuden tarpeita määritettäessä. Asiantuntijat ovat valmiita auttamaan tulevaisuuden tarpeiden määrityksessä sekä mahdollisessa tulevassa toimitilojen muutoksessa.

Pia Teräs
Colliers International Finland

(Julkaistu lehdessä Toimitilat.fi 4E/2020)