Artikkelit

Kun puhutaan tulevaisuuden kiinteistöistä, saattavat mieleen ensimmäiseksi tulla huipputeknologiaa hyödyntävät robottirakennukset tai lasiset pilvenpiirtäjät urbaanin viidakon keskellä. Todellisuudessa kiinteistöalan lähitulevaisuus ei ainakaan Suomessa näytä vielä näin mahtipontiselta, mutta älykkäitä ja käyttäjäystävällisiä ratkaisuja pystytään hyödyntämään myös perinteisemmissä rakennuksissa.

Kiinteistöalan uudet innovaatiot rantautuvat monesti varhaisessa vaiheessa toimitiloihin. Laajat tilat, jotka ovat useamman henkilön jatkuvassa arkipäiväisessä käytössä pyritään suunnittelemaan optimaaliseksi työntekijöiden viihtyvyyden ja tehokkuuden kannalta. Keskeiseen rooliin vastaavissa tiloissa nouseekin vahva käyttäjälähtöisyys. Karoliina Turppo, LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon vuokrauspäällikkö, tiivistää käyttäjälähtöisyyden perimmäisen idean: “Tilat luodaan ensisijaisesti ihmisille – ei koneille, laitteille tai millekään muulle. Ympäristön tarkoituksena onkin näin luoda mahdollisimman onnistuneet edellytykset ihmisten toimintaan.”

Muuttuva työelämä asettaa reunaehtoja myös tiloille

Työelämä on kiihtyvässä määrin muuttanut muotoaan. Näkyvän muutoksen voimakkaana ajurina on viimeisen vuoden aikana toiminut etenkin maailmanlaajuinen pandemia, joka on pakottanut useat yritykset uuteen normaaliin etätyön kautta. Hiipuvan tautitilanteen myötä paluu toimitiloihin jossakin muodossa on vääjäämätöntä, mutta lähityöskentely tuskin palautuu täysin entiselleen. Etätyö on omaksuttu osaksi käytäntöjä, ja yhä harvempi asiantuntijatyö vaatii fyysistä läsnäoloa etenkään aiemmassa mittakaavassa. Toimitilat oletettavasti kuitenkin säilyttävät jatkossakin roolinsa yritysten korvaamattomana kohtaamispaikkana ja viestinnän keskipisteenä.

Yhtenä skenaariona voidaan pitää paljon puhuttua Hub & Club -mallia, jossa organisaatioilla on selkeä kokemuksellinen pääkonttori ja useita pienempiä työpisteitä, jotka mahdollistavat joustavan etätyön. Myös organisaatiorajat ylittävät toimitilat voidaan nähdä potentiaalisena vaihtoehtona, joskin Suomen työkulttuuri vaatii vielä kehittymistä nykyistä avoimempaan suuntaan.

“Tulevaisuudessa yritysten sisäisistä avokonttoreista voidaan ottaa askel eteenpäin jopa eri yritysten jakamiin yhteisiin tiloihin, ja siirtyä kilpailumentaliteetista vahvemmin kohti yhteistyötä”, pohtii Monica Lehtola, LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon toimitila-asiantuntija, korostaen luonnollisten kohtaamisten merkitystä ja sosiaalista kanssakäymistä avaimena oppimiseen.

Modernit toimitilat edellyttävät ajantasaista teknologiaa

“Tyhmien” toimitilojen ja rakennusten olemassaolosta voidaan kiistellä, mutta yhä harvempi toimitila tulee jatkossa pärjäämään ilman älykkäitä ratkaisuja. Toimivia tiloja on haastavaa rakentaa ilman pätevää dataa, eikä automaation merkitystä voida vähätellä tulevaisuuden kannalta. Älykkäät laitteet sujuvoittavat toimitilojen arkea ja poistavat tarpeetonta työtä. Saumattoman digitaalisen käyttäjäkokemuksen luominen saattaa vaatia aikaa ja koulutusta, mutta työntekijöiden omaksuessa uudet käytännöt kyetään tarjoamaan merkittävää lisäarvoa verrattuna aiempaan. Vallitseva tilanne on lisäksi herättänyt uusia tarpeita automaation suhteen ja näyttänyt, että terveysteknologisten ratkaisujen avulla voidaan onnistuneesti estää tautien leviämistä ja turvata työntekijöiden terveyttä.

Kokonaisvaltaisen mittaroinnin avulla on mahdollista varmistaa toimitilojen tehokas, turvallinen ja ympäristöystävällinen käyttö. Esimerkiksi toimitilan käyttöastetta, lämpötilaa ja sisäilmaa voidaan mitata ja optimoida digitaalisesti. Tarkan datan avulla kyetään löytämään oikeat tilaratkaisut, karsimaan turhaa kulutusta, pitämään kustannukset kurissa sekä parantamaan työntekijöiden tehokkuutta ja viihtyvyyttä. Itse tilojen lisäksi mittarointi voi ulottua myös ihmisiin, olettaen sen tapahtuvan heidän avoimella suostumuksellaan. Työntekijöille voidaan tarjota erilaisia mahdollisuuksia mitata ja seurata omaa terveyttään esimerkiksi hyvinvointisormusten avulla, ja tuloksia voidaan hyödyntää myös toimitilojen suunnittelussa.

Monipuolisten tilojen kautta kohti vaivattomampaa arkea

Moderni teknologia on luonut tehokkaat puitteet työskentelylle, mutta samanaikaisesti hälventänyt työn ja vapaa-ajan rajaa. Keskiöön niin töiden kuin tilojen kannalta nouseekin näin joustavuus ja muokattavuus. Yrityksiltä vaaditut toimet eivät välttämättä vaadi korkealentoisia ratkaisuja, vaan inhimillistä ymmärrystä ja arjen helpottamista. Miten työntekijöiden elämästä voidaan poistaa turhaa kuormitusta ja lisätä hyvinvointia? Jotta työntekijät haluavat etätyöjakson jälkeenkin vielä takaisin yrityksen toimitiloihin, täytyy niiden tarjota ainutlaatuista lisäarvoa, jota kotitoimistolta voi olla hankalampi löytää. Sosiaalisen kanssakäymisen vahvistaminen, monipuolisen fyysisen liikunnan mahdollistaminen työpäivän aikana ja päiväkotien yhdistäminen toimistokomplekseihin ovat esimerkkejä toimista, joiden avulla voidaan vaikuttaa positiivisesti työntekijöiden terveyteen.

Pandemian jäljiltä työnantajilla on otollinen hetki miettiä uudelleen niin arjen toimintatapoja kuin toimitilojen käytettävyyttä ja viihtyisyyttä. Tulevaisuudessa työn muuttuessa moniulotteisemmaksi positiivinen työntekijäkokemus korostuu entisestään, ja myös sukupolvien väliset erot on hyvä ottaa selkeästi huomioon. Kokopäiväiseen työelämään vasta siirtyneet odottavat niin työltä, johtamiselta kuin toimitiloilta erilaisia asioita verrattuna vanhempiin ikäluokkiin. Houkuttelevat toimitilat voivat parhaimmillaan toimia merkittävänä kilpailuetutekijänä rekrytointimarkkinoilla.

LähiTapiola Kiinteistövarainhoito

(Julkaistu lehdessä Toimitilat.fi 4E/2022)